Työterveyshuollon sopimus on monelle yritykselle välttämätön, mutta samalla vaikeasti hahmotettava kokonaisuus. Laki velvoittaa työnantajaa järjestämään työterveyshuollon, mutta lakisääteisen minimitason lisäksi sopimuksiin voidaan liittää hyvin erilaisia sairaanhoidon, erikoislääkärien, tutkimusten, työpsykologin, työfysioterapian ja digitaalisten palveluiden kokonaisuuksia.
Tästä syntyy yrityksille käytännön ongelma: työterveyssopimuksia on vaikea vertailla keskenään.
Paperilla kaksi sopimusta voi näyttää samankaltaiselta, mutta todellisuudessa niiden kustannukset, palveluiden saatavuus, hoitoonohjaus, alennukset, laskutusperusteet ja työkykyjohtamisen tuki voivat erota merkittävästi toisistaan. Juuri siksi työterveyden kilpailutus ei ole pelkkä hinnaston pyytäminen eri palveluntarjoajilta – se on sopimussisällön, käytön, kustannusrakenteen ja toimintamallin kokonaisvaltaista analysointia.
Miksi työterveyttä on niin vaikea kilpailuttaa?
Työterveyspalveluiden vertailua vaikeuttaa ennen kaikkea se, että sopimukset eivät ole standardoituja. Jokaisella palveluntarjoajalla on omat palvelupakettinsa, hinnoittelumallinsa, alennusrakenteensa ja tapansa kuvata palveluiden sisältöä.
Sopimuksissa voidaan käyttää eri termejä samoista asioista, ja samannimiset palvelut voivat sisältää eri asioita eri palveluntuottajilla. Esimerkiksi “laaja sairaanhoito”, “erikoislääkäripalvelut” tai “digipalvelut” voivat tarkoittaa käytännössä hyvin eritasoisia palveluita riippuen sopimuksesta.
Sopimuksen laajuus kannattaa rakentaa datan perusteella
Työterveyden optimointi alkaa nykytilanteen ymmärtämisestä. Ennen kilpailutusta tai sopimusneuvottelua yrityksen kannattaa selvittää, mitä nykyisessä sopimuksessa on ostettu ja miten palveluita on todellisuudessa käytetty.
Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Kuinka paljon työterveyspalveluita käytetään henkilöä kohden?
- Mitkä palvelukategoriat muodostavat suurimman osan kustannuksista?
- Kuinka suuri osa kustannuksista liittyy lakisääteiseen työterveyteen ja kuinka suuri osa sairaanhoitoon?
- Käytetäänkö erikoislääkäreitä, tutkimuksia tai työpsykologipalveluita suunnitellusti?
- Onko palveluiden käytössä yksiköiden, toimipisteiden tai henkilöstöryhmien välisiä eroja?
- Onko työkykytapauksille selkeä prosessi?
- Ohjautuvatko työntekijät oikeaan palveluun oikeaan aikaan?
Kun nämä kysymykset käydään läpi, sopimuksen laajuutta voidaan arvioida faktojen pohjalta. Tällöin päätös ei perustu oletukseen siitä, että “laajempi on parempi” tai “suppeampi on halvempi”, vaan siihen, millainen kokonaisuus palvelee yrityksen todellista tarvetta.
Kilpailutus ei ole vain palveluntarjoajan vaihtamista
Työterveyden kilpailutuksessa tavoitteena ei aina ole vaihtaa palveluntuottajaa. Usein paras lopputulos voi syntyä myös nykyisen palveluntarjoajan kanssa, kun sopimussisältö, hinnat ja toimintamalli neuvotellaan uudelleen.
Kilpailutuksen arvo syntyy siitä, että yritys saa näkyvyyden markkinaan ja oman sopimuksensa kilpailukykyyn. Kun nykyistä sopimusta verrataan vaihtoehtoisiin malleihin, voidaan tunnistaa esimerkiksi:
- ylihinnoitellut palvelukategoriat
- tarpeettoman laajat palvelusisällöt
- puutteellinen hoitoonohjaus
- epäselvät työkykyprosessit
- käyttämättömät tai vähäarvoiset lisäpalvelut
- mahdollisuudet parempiin alennuksiin tai sopimusehtoihin
Miksi vertailu kannattaa tehdä ulkopuolisen asiantuntijan avulla?
Työterveyssopimusten vertailu vaatii sekä hankintaosaamista että ymmärrystä työterveyden rakenteesta. Yrityksen sisällä sopimusta tarkastellaan usein HR:n, talouden ja johdon näkökulmista, mutta kokonaiskuva voi jäädä hajanaiseksi.
HR näkee palvelun toimivuuden arjessa. Talous näkee kustannukset. Johto haluaa tietää, tuottaako kokonaisuus arvoa. Työterveyspalveluntarjoaja taas tarkastelee sopimusta omasta palvelumallistaan käsin.
Optimoinnissa nämä näkökulmat täytyy tuoda samaan pöytään.
Ulkopuolinen asiantuntija auttaa purkamaan sopimuksen vertailukelpoiseen muotoon, analysoimaan toteutuneet kustannukset ja arvioimaan, vastaako palvelun laajuus yrityksen tarpeita. Tavoitteena ei ole vain säästää kustannuksissa, vaan rakentaa kokonaisuus, jossa eurot kohdistuvat oikeisiin asioihin.
Hyvä työterveyssopimus on selkeä, ohjattu ja mitattava
Toimiva työterveyssopimus ei ole välttämättä markkinoiden laajin. Se on sopimus, jossa sisältö, vastuut ja ohjausmallit on määritelty selkeästi.
Hyvässä sopimuksessa:
- palveluiden käyttöä seurataan säännöllisesti
- kustannukset ovat läpinäkyviä
- työkykytapausten hoitoon on sovittu selkeä prosessi
- palvelut ohjautuvat oikealle asiantuntijalle
- HR ja esihenkilöt tietävät oman roolinsa
- työterveys toimii kumppanina, ei vain vastaanottopalveluna
- sopimuksen laajuus vastaa yrityksen todellista tarvetta
Jos nämä asiat eivät ole kunnossa, laajakaan sopimus ei välttämättä tuota toivottua hyötyä. Vastaavasti rajatumpi sopimus voi toimia erittäin hyvin, jos hoitoketjut, esihenkilötyö ja työkykyjohtamisen prosessit ovat selkeitä.
Työterveyden optimointi tuo säästöjä ja parempaa vaikuttavuutta
Työterveyden optimoinnin tavoitteena ei ole leikata palveluita sokeasti. Tavoitteena on varmistaa, että yritys maksaa oikeista asioista ja saa palveluilta todellista vastinetta.
Parhaimmillaan optimointi auttaa:
- hallitsemaan kustannusten kasvua
- vähentämään turhaa palveluiden käyttöä
- parantamaan hoitoonohjausta
- selkeyttämään työkykyjohtamisen vastuita
- vahvistamaan yhteistyötä työterveyden, HR:n ja esihenkilöiden välillä
- neuvottelemaan markkinaehtoisemmat hinnat ja ehdot
Haluatko tietää, miten teidän työterveyssopimuksenne toimii käytännössä?
Kuluvaaka auttaa yrityksiä:
- analysoimaan työterveyden kustannukset ja käytön
- vertailemaan sopimusvaihtoehtoja markkinaan
- neuvottelemaan tavoitteisiin sopivan sopimuksen
- rakentamaan toimivat työkykyprosessit
Käydään yhdessä läpi, miten työterveys saadaan tukemaan liiketoimintaanne parhaalla mahdollisella tavalla.