Ajankohtaista
17

05.2016

Yrityksen johdon harjoitusohjelma huipulle, epäsuorat ostot

Kategoria: Artikkelit


Kaikki tosissaan huipulle tähtäävät harjoittelevat suunnitelmallisesti ja heidän taitonsa kehittyvät jatkuvilla toistoilla. Urheilussa tämä on erityisesti tunnistettu ja tunnustettu fakta, mutta myös liiketoiminta sekä kilpailuttaminen toimivat samalla tavalla. Mitä enemmän ostoja tehdään ja vieläpä samojen palveluiden osalta, sitä sujuvampaa hankintojen tekeminen on tulevaisuudessakin. Suoriin ostoihin toistot asiakasyrityksissämme usein riittävät, mutta epäsuorien hankintojen osalta tilanne on toinen (ja itse asiassa pitääkin olla). Varsinkin jos liiketoiminnassa on keskitytty olennaiseen.

Ostaminen ja myyminen ovat hyvin samankaltaisia ”urheilulajeja”, joihin pätevät seuraavat lainalaisuudet:

 

1. Tunne markkinaehdot

Kun yritys ostaa sen ydintoimintaan olennaisesti vaikuttavia tekijöitä, oli kyse sitten raaka-aineista tai koneistuksesta, tuntee ostaja yleensä markkinat hyvin. Hän tietää ne vaatimukset, joita toimittajalle esittää ja mitkä tekijät ovat keskusteltavissa.

Yrityksen toiminta kuitenkin vaatii myös monia sellaisia palveluja, jotka eivät suoranaisesti ole yrityksen ydintoiminnan keskipisteessä. Monet näistä tekijöistä ovat olennaisia tukitekijöitä toiminnan ylläpitämisessä ja osa jopa lainsäädännöllisestikin vaadittuja. Ne eivät kuitenkaan ole niitä asioita, joiden perusteella yritys kasvaa ja menestyy – miten siis hankinnoista vastaavan henkilön voisi olettaa tuntevan nämä markkinat?

2. Tunne toimijat markkinoilla

Markkinoille ilmestyy tasaisin väliajoin uusia toimijoita ja innovaatioita, jotka parhaassa tapauksessa sekoittavat vallitsevaa pakkaa. Mikäli markkinoilla olevia toimijoita ei tunne, niin helpointa on kääntyä sen toimialan tunnetuimman päämiehen puoleen. Tämä ei kuitenkaan aina ole paras ratkaisu, sillä joku toinen päämies voisi todellisuudessa olla parempi yhteistyökumppani juuri kyseisen yrityksen toimintaa ajatellen.

3. Älä laita koskaan toista osapuolta selkä seinää vasten

Hyvät neuvottelut ottavat molempien osapuolten tavoitteet huomioon ja vastaus löytyy usein keskeltä, kunhan markkinaehdot ovat riittävän lähellä. Kaikkien tulee voida nousta keskusteluista selkä suorassa ja itsetuntoaan menettämättä.

Positiivinen asenne kantaa hedelmää yleensä huomattavasti pidemmälle myös vaativissa tilanteissa. Ystävällisyys ja kohteliaisuus ei tarkoita sitä, että kaikki täytyy purematta niellä. Mikäli koet, että tilanne tarvitsee tiukempaa otetta – toimi näin, mutta aina hyvässä hengessä. 

4. Etsi molemminpuolisia hyötyjä taloudellisesti ja toiminnallisesti

Ideaali tilanne on sellainen, jossa kumpikin osapuoli hyötyy, vastuunjaot, raportointi ja tehtävät ovat kaikille selkeitä eikä aikaa tarvitse käyttää turhaan asioiden sumplimiseen.

Onhan kuitenkin niin, että siivousfirmalle puhtaanapito on heidän ydintoimintaansa siinä missä tuotteen valmistaminen ja kehittäminen on sitä valmistavalle teollisuudelle. Tästä johtuen onkin kannattavaa löytää niitä yhteisiä tekijöitä, joiden avulla saavutetaan molemminpuolinen taloudellinen ja toiminnallinen hyöty. Kaikki ovat tyytyväisiä ja motivoituneita sovittujen tehtävien hoitamiseen.

5. Sovi kaikista ehdoista ennen kuin allekirjoitat sopimuksen

Sopimuksella, johon kaikki ehdot on kirjattu ylös, turvataan selustaa epäselvissä tilanteissa. Kun asiat on painettu paperille, ei tarvitse jälkikäteen selvitellä, että kuka sanoi mitä, mihin lopputulokseen päädyttiinkään ja miten tässä nyt pitäisi edetä.

Tämä kuulostaa toki itsestäänselvyydeltä, mutta valitettavan usein vastaan siitä huolimatta tulee sopimuksia, joissa kaikkia tekijöitä ei ole otettu huomioon tai niiden vaikutusta kokonaisuuteen ei ole tehty tarpeeksi selkeäksi. Käy siis sopimus huolellisesti läpi, varmista itseäsi epäilyttävät asiat myyjältä ja allekirjoita sopimus vasta sitten, kun ymmärrät myös sopimuksen pienen printin.

6. Vältä lehmänkauppoja

Jopa corporate governance syistä. Takana ovat ne ajat, kun saunan lauteilla kiinnitettiin monivuotisia sopimuksia ”suljunmuljun”-mallilla. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteivätkö molemminpuoliset liikesuhteet edesauta neuvotteluita. Tärkeää on myös pitkäaikaisen luottamuksen kautta syntyvät kaupat. Erityisesti näiden hyvyys korostuu, kun ensimmäiset erimielisyydet astuvat kuvaan. Silti tilanne on liian usein se, että lapinmatkat, hallintoneuvostojen jäsenyydet ja lätkän mm-kisat taas ensi vuonna kutsuvieraana tulevat yritykselle erittäin kalliiksi huonojen sopimusten muodossa sekä aiheuttavat paljastuessaan monesti myös maineriskin.

 

Edellä mainitut seikat voivat vaikuttaa itsestäänselvyyksiltä, mutta kokemukseemme perustuen uskaltaa kai kertoa jotain suurimmista puutteista keskisuurissa yrityksissä epäsuorien ostojen osalta. Hankalin on tilanne kohtien 1. ja 2. osalta, jotka johtavat kohdan 3. kaltaisiin tilanteisiin. Harvoin yrityksessä kuitenkaan on sellaisia monialanosaajia, jotka voisivat todeta hinnan tosissaan olevan markkinaehtoinen tai palvelun laadun sillä tasolla, mitä voi edellyttää.

Moni toimitusjohtaja tilaa säännöllisesti riskienhallintasyistä sisäiseltä tarkastukselta raporttia lähinnä prosesseista, mutta ulkoista auditointia palveluiden hinnan tai palveluprosessien kilpailukyvystä tehdään huomattavasti vähemmän. Ulkoisen auditoinnin avulla voidaan helposti korjata puutteet kohdissa 1. ja 2., mutta lisäksi auditoinnin ja kilpailutuksen avulla vältetään kohdan 6. haasteet. Siis käytännössä turvataan oma selusta.

Kauttamme saat helposti päämiehistä riippumattoman analyysin yrityksesi ulkoisten ostojen tilanteesta ja kilpailutat haluamasi palvelut. Ota siis meihin yhteyttä ja aloitetaan projekti jo nyt.